Rechnungsablage

Kommen wir mal zu einem meiner "Lieblingsthemen": Papierkram. Im Speziellen zu den Rechnungen. Die würde ich ja am Liebsten gleich vernichten, aber man sollte sie eine Weile aufheben. Als Privatperson sollte man Rechnungen 2 Jahre aufheben (siehe auch § 14b UStG), beginnend mit dem Schluss des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Der Einfachheit halber gehe ich von 3 Jahren aus.

Früher habe ich die Rechnungen alle gesammelt und fein säuberlich abgeheftet. Irgendwann aber waren es so viele, die sich immer höher stapelten, weil ich es zu lästig fand, sie zu lochen, den Ordner aus dem Schrank zu holen, die richtige Stelle zu suchen und das Papier dann abzuheften. Vor allem weil immer dann, wenn man gerade fertig war, wieder neue Rechnungen in der Post lagen. Und über die Zeit sammelten sich nicht nur Rechnungen, sondern auch Versicherungsunterlagen und anderes in den Stapeln. Eine Freude, die durchzugehen...! Und wehe, ich musste etwas suchen!

Dann habe ich über die Lose-Blatt-Ablage gelesen. Und weil der Schreibwarenhändler meines Vertrauens gerade so Ablagefächer (oder Dokumentenablagen) im Angebot hatte, haben wir zugeschlagen. Jedes Fach wurde beschriftet und fortan waren die Stapel in überschaubare Einheiten gegliedert. Leider wuchs das Rechnungsfach alsbald über sich hinaus, und ich musste mir etwas anderes überlegen.

Abheften? Als ich meinen Rechnungsordner aus dem Schrank holte, fand ich 10 Jahre alte Rechnungen darin. Die wurden erst einmal aussortiert und dem Aktenvernichter übergeben. Allerdings hatte ich keine Lust, jede einzelne Rechnung da wieder einzuheften. Und dann fiel mir ein, dass Rechnungen ja nur 3 Jahre aufbewahrt werden müssen. Super!

Also habe ich mir 3 Kartons gesucht, in die etwa DIN A4 Papier reinpasst, und den Stapel nach Jahren sortiert. Letztes Jahr, vorletztes Jahr und "Kurz vorm Wegschmeißen". Das aktuelle Jahr wird weiterhin in dem offenen Ablagefach gesammelt. Die vorigen 3 Jahre sind schön in Kartons wegsortiert.

Und wenn das Jahr um ist, wird einfach der Inhalt vom ältesten Karton entsorgt und der freigewordene Platz mit dem vergangenen Jahr belegt.

Was mir an dieser Art am meisten gefällt ist, dass ich damit auch Kassenbons ablegen kann, ohne dass sie ständig durch die Gegend schwirren. Und natürlich, dass das Lochen und Abheften komplett entfällt. Nur Suchen muss man sie immer noch. Aber das müsste ich auch im Ordner, denn das genaue Datum eines Kaufs weiß ich nur noch in den seltensten Fällen.