Feng Shui Your Filofax - für Nicht-Esoteriker

Wer einen Filofax sein eigen nennt und sich auch gerne näher mit dem Thema Filofaxing befasst, hat sicher schon den Blogeintrag Feng Shui Your Filofax gelesen. Nun gibt es sicher einige Leute, die mit Feng Shui nicht viel anfangen können (oder wollen), weil das einfach "zu esoterisch" ist.

Trotzdem sollten sich auch Nicht-Esoteriker die 4 Punkte näher anschauen - natürlich unter pragmatischeren Gesichtspunkten:

1. Clear out Clutter: Überflüssiges raus. Das reduziert das Gewicht, das man tagtäglich mit sich rumschleppt und man findet die wichtigen Dinge schneller.
   So habe ich meinen Planer z.B. um die Adress-Sektion erleichtert, weil ich die nie benutzt habe. Notizzettel wurden ebenfalls reduziert, indem ich einfach eins pro Monat hinter das Trennblatt geheftet habe. Und als nächstes werde ich das erste Vierteljahr von 2014 entfernen, weil ich fast nie etwas nachschlagen muss (was nicht auch bis zuhause warten könnte).
2. Keep your planner open whenever possible: Lass Deinen Terminplaner offen. Nur dann wird er auch genutzt. Es nützt nichts, alle Termine in den Kalender einzutragen, wenn man dann nicht rechtzeitig einen Blick hineinwirft.
   Und außerdem macht sich der eine oder andere vielleicht die Mühe, seinen Filofax hübsch zu dekorieren. Was hat man denn davon, wenn man die Bastelarbeit dann zuklappt und vielleicht sogar in der Schublade versteckt? 
3. Store your planner in a clean and well lit space: Finde einen ordentlichen Platz für Deinen Terminplaner. Denn wie bereits erwähnt, nutzt der Kalender nur etwas, wenn wir ihn benutzen. Und zu wissen, wo er sich gerade befindet, ist eine sehr wichtige Voraussetzung dafür.
   Davon abgesehen bekommt er auch weniger Kratzer als in der Tasche oder Schublade. 
4. Fill your Filofax with beauty and happiness: Fülle Deinen Filofax mit schönen Dingen. Meistens sind ja die schönen Dinge nicht unbedingt nützlich, also solltest Du hierbei aufpassen, nicht zuviel überflüssiges Zeug in Deinen Planer zu stopfen (s. Punkt 1). Aber ein (oder mehr) Fotos von geliebten Menschen, hübsche Divider und vielleicht sogar ein paar Sticker tun nicht weh, sorgen aber dafür, dass man gerne (wieder) in den Kalender guckt.
   Mir geht es oft so, dass ich nicht reinschauen mag, weil ja nichts (oder nichts Schönes) drin steht. Wie z.B. nur der Zahnarzttermin für nächste Woche. Dafür habe ich aber jede Menge Platz, um motivierende Zitate einzutragen oder hübsche Sticker einzukleben.
   
   Und dann lasse ich den Kalender auch gerne mal offen liegen. Weil ich nicht nur etwas hineinschreibe, sondern weil ich dann auch etwas zurückbekomme, wie das Lächeln meiner Tochter oder eben ein paar aufmunternde Worte.

Rechnungsablage

Kommen wir mal zu einem meiner "Lieblingsthemen": Papierkram. Im Speziellen zu den Rechnungen. Die würde ich ja am Liebsten gleich vernichten, aber man sollte sie eine Weile aufheben. Als Privatperson sollte man Rechnungen 2 Jahre aufheben (siehe auch § 14b UStG), beginnend mit dem Schluss des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Der Einfachheit halber gehe ich von 3 Jahren aus.

Früher habe ich die Rechnungen alle gesammelt und fein säuberlich abgeheftet. Irgendwann aber waren es so viele, die sich immer höher stapelten, weil ich es zu lästig fand, sie zu lochen, den Ordner aus dem Schrank zu holen, die richtige Stelle zu suchen und das Papier dann abzuheften. Vor allem weil immer dann, wenn man gerade fertig war, wieder neue Rechnungen in der Post lagen. Und über die Zeit sammelten sich nicht nur Rechnungen, sondern auch Versicherungsunterlagen und anderes in den Stapeln. Eine Freude, die durchzugehen...! Und wehe, ich musste etwas suchen!

Dann habe ich über die Lose-Blatt-Ablage gelesen. Und weil der Schreibwarenhändler meines Vertrauens gerade so Ablagefächer (oder Dokumentenablagen) im Angebot hatte, haben wir zugeschlagen. Jedes Fach wurde beschriftet und fortan waren die Stapel in überschaubare Einheiten gegliedert. Leider wuchs das Rechnungsfach alsbald über sich hinaus, und ich musste mir etwas anderes überlegen.

Abheften? Als ich meinen Rechnungsordner aus dem Schrank holte, fand ich 10 Jahre alte Rechnungen darin. Die wurden erst einmal aussortiert und dem Aktenvernichter übergeben. Allerdings hatte ich keine Lust, jede einzelne Rechnung da wieder einzuheften. Und dann fiel mir ein, dass Rechnungen ja nur 3 Jahre aufbewahrt werden müssen. Super!

Also habe ich mir 3 Kartons gesucht, in die etwa DIN A4 Papier reinpasst, und den Stapel nach Jahren sortiert. Letztes Jahr, vorletztes Jahr und "Kurz vorm Wegschmeißen". Das aktuelle Jahr wird weiterhin in dem offenen Ablagefach gesammelt. Die vorigen 3 Jahre sind schön in Kartons wegsortiert.

Und wenn das Jahr um ist, wird einfach der Inhalt vom ältesten Karton entsorgt und der freigewordene Platz mit dem vergangenen Jahr belegt.

Was mir an dieser Art am meisten gefällt ist, dass ich damit auch Kassenbons ablegen kann, ohne dass sie ständig durch die Gegend schwirren. Und natürlich, dass das Lochen und Abheften komplett entfällt. Nur Suchen muss man sie immer noch. Aber das müsste ich auch im Ordner, denn das genaue Datum eines Kaufs weiß ich nur noch in den seltensten Fällen.

Stapelweise Papier

Das Wochenende war anstrengend. mir wurde Hilfe beim Abheften meiner (Versicherungs-) Unterlagen angeboten und ich habe sie angenommen. Das Ende vom Lied war dann, dass wir etwa 3 Stunden, so lange die Kleine schlief, in der Küche saßen und Papier sortiert haben. Einen Stapel von etwa dieser Größe:

Waste-paper von http://www.sxc.hu/photo/499987

Und ich fand es zum...

also jetzt nicht falsch verstehen. Es ist ein tolles Gefühl, endlich wieder Ordnung zu schaffen, vor allem, wenn man etwas geschafft hat. Aber die Sache mit dem Papierkram ist nicht so einfach. Vieles nehme ich wieder und wieder in die Hand, weil ich gerade jetzt keinen Ordner oder eine passende Ablage dafür habe.

Ah, aber dann könnte man es doch sicher auch wegwerfen?
Eben nicht! Ein gutes Beispiel ist unser Bauordner. Vom Hausbau. Da sind ein Haufen Pläne und was-weiß-ich drin, so Zeug, was man ja auch nicht einfach wegwerfen kann (oder will). Immerhin könnte es später mal wichtig sein zu wissen, wo welche Leitung läuft.

Nun, in dem besagten Stapel waren haufenweise Pläne und Zeug, das eigentlich auch in den Bauordner gemusst hätte. Da war aber kein Platz mehr. Also kam alles wieder auf einen Stapel (und der Stapel in einen Karton, damit er nicht ständig umfällt). Und dazu kamen dann noch ein paar Gehaltsabrechnungen meines Mannes, die seit dem Umzug auch noch keinen Platz gefunden hatten.

Und das ärgert mich eben am Papierkram. Dass man diese Stapel ständig wieder und wieder anfassen und durchgucken muss. Da sind dann Gebrauchsanleitungen drin. Teilweise mit Rechnung für die Garantie. Oder Kontoauszüge, die irgendwie die "Bank"-Ablage verfehlt haben. Oder Rechnungen von anno dazumal.

Naja, wir haben ja auch was geschafft. Der Versicherungsordner hat sich verdoppelt. Die Lebensversicherungsunterlagen mussten in einen zweiten Ordner auswandern. Der Rest müsste mal ausgemistet werden, aber ich war grad so stolz, dass endlich alles im Ordner war, dass ich mir das nicht auch noch antun wollte.

Die Versicherungen sind jetzt mit Trennblättern getrennt (kurzerhand aus einer Packung nie verbasteltem Fotokarton geschnitten - der ist jetzt auch beseitigt). Die Rechnungen haben alle ein Zuhause gefunden (dazu später mehr). Und, das Offensichtlichste: Der Stapel Papier ist nur noch halb so groß!

Nächste Woche geht es weiter!